Wie gut sind Ihre Lieferanten? Erfüllen sie alle ihre Verpflichtungen oder ziehen sie nicht ihr Gewicht? Woher weißt du das? Ihre Lieferanten sind möglicherweise unterdurchschnittlich, aber niemand ist sich dessen bewusst, weil ihr Vertrag – das Dokument, das Ihnen sagt, was Sie bezahlen – irgendwo weggesperrt ist, was es zu schwierig, zeitaufwändig oder ärgerlich macht, um zu einer doppelten Überprüfung zu gelangen. Nicht-digitale Repositorys oder sogar auf regulären Festplatten oder Cloud-Speichereinrichtungen sind nicht speziell für die Verwaltung von Verträgen entwickelt und enthalten keine wichtigen Überwachungs- und Compliance-Funktionalitäten. Daher erhöht die Fortgesetzt der Verteilung Ihrer Verträge an solchen Standorten die Schwierigkeit, die Einhaltung zu überwachen und sicherzustellen. Da der Genehmiger darauf vertrauen kann, dass Vertragsentwürfe in vollständiger Übereinstimmung mit genehmigten und aktuellen Vorlagen erstellt werden, ermöglicht die Möglichkeit, diese zentral zu verwalten und zu steuern, auch verkürzte Zykluszeiten. Dies bedeutet, dass der Genehmiger, anstatt die Gesamtheit z. B. einer Lieferantenvereinbarung zu überprüfen, nur die variablen Teile überprüfen muss, z. B. den Namen, den Preis pro Einheit und das Volumen eines Produkts. Wenn Sie moderne Software verwenden, mit der Sie automatisierte Genehmigungsworkflows einrichten können, haben Sie einen guten Start. Auf diese Weise können Sie das Routing von Verträgen automatisieren und Zykluszeiten verkürzen.
Mit solchen Tools können Sie auch Rollen und Berechtigungen auf Benutzerebene festlegen und automatisierte Benachrichtigungen für Verträge aktivieren, die überprüft und genehmigt werden müssen. Sie sollten zunächst sehr klar darüber sein, was sie zu erreichen versuchen, wenn sie eine Verbesserungsübung durchführen, und sie sollten realistisch sein, wenn sie dieses Ziel festlegen. Wir haben vorhin angedeutet, dass die meisten Organisationen unreif sind, wenn es um das Vertragslebenszyklusmanagement geht, und jedes Programm zur Verbesserung ihres Reifegrads muss den Ausgangspunkt jeder Organisation widerspiegeln. Es gibt einige allgemeine Herausforderungen, die, wenn sie falsch behandelt werden, zu einem schlechten Vertragsmanagement führen können. Auf der anderen Seite sind einige verpflichtet, einzigartig für Ihr Unternehmen zu sein. Auf dem Weg zum Vertragsmeister werden Sie diese wahrscheinlich selbst identifizieren. Mit diesem, hier sind sieben Fragen, die Sie beantworten müssen, um einige der gemeinsamen Herausforderungen des Vertragsmanagements zu bewältigen. Es ist eine große Herausforderung für sich, sicherzustellen, dass Ihre gesamte Organisation die richtigen Vorlagen und geeigneten Boilerplate-Klauseln verwendet. Eine aktuelle Studie hat sogar gezeigt, dass mehr als die Hälfte der abgeschlossenen Verträge auf der falschen Vorlage basierten! Ein Mangel an Compliance in diesem scheinbar einfachen Thema kann später zu großen Kopfschmerzen führen – fragen Sie jeden Anwalt, der jemals im Vertragsmanagement gearbeitet hat! Die Herausforderung wird noch größer, wenn man die unvermeidliche Notwendigkeit berücksichtigt, dass diese standardisierte Sprache ständig aktualisiert wird. Denken Sie daran: Zeit ist das Wesentliche in Beschaffungsansprüchen. In den meisten Fällen haben Sie in der Regel nur dreißig Tage ab dem Datum, an dem Sie wussten, dass es Gründe für eine Anfechtung geben könnte, um einen Anspruch zu erheben, und manchmal sogar zehn Tage. Ist das Stillhalteschreiben fehlerhaft, so geht die Auftraggeberin ein Risiko ein, wenn sie mit der Vergabe des Auftrags vorgeht, was einer rechtswidrigen Direktvergabe gleichkommen könnte, die zu einer Beseitigung der Unwirksamkeit führt.
Nicht alle Verträge sind gleich, und einige enthalten spezifische Informationen, die leicht unter den benötigten Seiten verloren gehen können. Wenn Sie eine spezielle Anpassungsoption hätten, die es Ihnen ermöglichte, die wichtigsten Elemente jedes Vertrags hervorzuheben (vielleicht etwas, das ein Formularlayout und eindeutige Felder enthielt), wäre das besser? Natürlich würde es; es ist, was intelligentcontract bietet.